Bienvenue sur notre page de Questions Fréquentes ! Nous avons rassemblé ici les questions les plus couramment posées par les utilisateurs de GestiClub. Que vous soyez un nouvel utilisateur ou que vous souhaitiez approfondir vos connaissances sur notre logiciel de gestion de club, cette page est conçue pour vous aider à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Parcourez les différentes sections pour en savoir plus sur la gestion des adhérents, la communication, la facturation, la comptabilité et bien d’autres fonctionnalités de GestiClub. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question ici, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l’aide. Nous sommes là pour vous accompagner et vous assister dans la gestion efficace de votre club.
Généralités
GestiClub est une application en ligne de gestion de club qui simplifie la gestion des adhérents, la communication, la facturation, la comptabilité et la gestion des rendez-vous et des présences.
Oui, GestiClub est conçu pour répondre aux besoins des clubs de toutes tailles et de tous secteurs, tels que les clubs de sport, les associations culturelles et les groupes de loisirs.
Les tarifs de GestiClub varient en fonction des fonctionnalités choisies et du nombre d’adhérents de votre club. Vous pouvez consulter nos tarifs sur notre site Web à l’adresse « Nos tarifs«
Oui, GestiClub est conçu pour être intuitif et facile à utiliser, même pour les personnes qui ne sont pas familières avec les logiciels de gestion de club.
Oui, GestiClub est conçu pour être utilisé sur les appareils mobiles et les ordinateurs de bureau, vous permettant de gérer votre club où que vous soyez.
Communication par email internes
Pour envoyer un email à un groupe d’adhérents, accédez à la section « Communication » de GestiClub, sélectionnez les adhérents à qui vous souhaitez envoyer l’email en utilisant les critères de sélection ou en choisissant un groupe spécifique, rédigez votre message et cliquez sur « Envoyer ».
Oui, vous pouvez personnaliser les emails envoyés depuis GestiClub en ajoutant votre logo, vos informations de contact et en modifiant la mise en forme selon les couleurs et les polices de votre choix. GestiClub gère votre signature automatiquement.
Oui, vous pouvez ajouter des pièces jointes aux emails que vous envoyez depuis GestiClub, facilitant ainsi la distribution de documents importants aux membres.
Oui, GestiClub vous permet de créer et de gérer des listes de diffusion pour organiser vos communications avec les membres en fonction de leurs centres d’intérêt, de leur type d’adhésion ou de leurs responsabilités au sein du club.
GestiClub utilise des pratiques d’envoi d’emails conformes aux normes de l’industrie pour minimiser le risque que vos emails soient considérés comme du courrier indésirable. Veillez également à respecter les bonnes pratiques, telles que la vérification des adresses email des adhérents.
Facturation
Oui, vous pouvez personnaliser les factures avec votre logo, vos informations de contact. Lors de l’achat d’une version payante, nous importons le logo pour vous.
Pour envoyer une facture par email, accédez à la facture concernée dans la section « Facturation », cliquez sur « Envoyer par email » et confirmez l’envoi. GestiClub enverra automatiquement la facture à l’adresse email enregistrée pour l’adhérent.
Oui, GestiClub gère les notes de crédit, vous permettant d’émettre des remboursements ou des réductions sur les factures existantes. De plus GestiClub en tiendra compte automatiquement lors d’une prochaine facturation.
Oui, vous pouvez donner accès aux données de facturation à d’autres membres du personnel ou aux bénévoles en leur attribuant des rôles d’utilisateur appropriés, leur permettant ainsi de consulter et de gérer les factures.
Pour créer une facture, accédez à la section « Facturation » de GestiClub, cliquez sur « Ajouter une facture », sélectionnez l’adhérent concerné, ajoutez les articles facturables et enregistrez les modifications.
Oui, GestiClub vous permet de créer des factures récurrentes pour les adhésions et les abonnements, en automatisant le processus de facturation et en envoyant des rappels de paiement aux adhérents concernés.
GestiClub vous permet de suivre les paiements reçus et les factures impayées en accédant à la section « Facturation » et en consultant le tableau des débiteurs ou en utilisant les filtres de recherche pour afficher les factures en attente de paiement.
Gestion des membres
Oui, GestiClub vous permet d’importer vos données existantes à partir du formatu de fichiers Excel, vous aidant ainsi à faciliter la transition vers notre logiciel.
Oui, GestiClub vous permet d’exporter la liste des adhérents au format Excel, facilitant ainsi l’analyse et le partage des données.
Lorsqu’un adhérent démissionne, vous pouvez utiliser la fonction « Supprimer ou Démission » pour automatiser le processus d’enregistrement de la démission. GestiClub vérifiera s’il existe des factures en cours, supprimera les liens avec les groupes et transférera l’adhérent dans la catégorie « Ancien ». Si des factures ouvertes sont présentes, GestiClub enverra automatiquement un relevé de compte au membre démissionnaire.
Dans la section « Gestion des contacts », vous pouvez attribuer des rôles ou des responsabilités spécifiques à certains adhérents en modifiant les droits dans leur profil.
Gestion des rendez-vous et listes de présences
Pour créer un nouvel événement ou une nouvelle activité, accédez à la section « Agenda » de GestiClub, cliquez sur le bouton « Ajouter un événement », remplissez les informations requises et enregistrez les modifications.
Pour gérer la liste des présences, accédez à l’événement ou à l’activité concernée dans la section « Agenda », puis cliquez sur « Liste des présences ». Vous pouvez ajouter ou supprimer des adhérents, ainsi que marquer leur présence ou leur absence.
Oui, GestiClub vous permet de créer des événements récurrents, tels que des réunions hebdomadaires ou des cours réguliers, en spécifiant la fréquence et la durée de la récurrence lors de la création de l’événement.
Grâce à GestiClub, tous les membres bénéficient d’un accès en lecture à l’agenda sans que vous ayez besoin de le partager spécifiquement. Les adhérents ont automatiquement accès aux événements et aux activités prévus.
Oui, vous pouvez donner accès à l’agenda de GestiClub à d’autres membres du personnel ou aux bénévoles en leur attribuant des rôles d’utilisateur appropriés, leur permettant ainsi de consulter et de gérer les événements et les activités.
Comptabilité
GestiClub vous permet de suivre les revenus et les dépenses du club en accédant à la section « Comptabilité » et en consultant les soldes des comptes, les transactions récentes et les bilans et comptes de résultats.
Oui, GestiClub génère des rapports financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le grand livre, pour faciliter la gestion et l’analyse des finances du club.
Pour enregistrer une écriture comptable, accédez à la section « Comptabilité », cliquez sur « Ajouter une écriture », sélectionnez le type d’écriture (simple ou multiple), remplissez les informations requises et enregistrez les modifications.
Oui, GestiClub vous permet de gérer plusieurs comptes bancaires pour le club en ajoutant et en gérant différents comptes dans la section « Comptabilité ».
Pour effectuer un rapprochement bancaire, accédez à la section « Facturation », sélectionnez « Importer » pour importer le fichier des encaissements au format camt54. Exporter ensuite vos écritures vers la comptabilité.
Oui, GestiClub vous permet de créer et de gérer des budgets pour les différentes activités et les projets du club, en attribuant des revenus et des dépenses prévues aux catégories appropriées selon votre plan comptable.
Oui, vous pouvez personnaliser les catégories de revenus et de dépenses dans GestiClub pour mieux refléter les besoins financiers spécifiques de votre club. Le plan comptable est modifiable en tout temps.
Oui, GestiClub vous permet d’importer des transactions bancaires depuis un fichier CAMT54, en accédant à la section « Facturation » et en suivant les étapes pour importer les transactions.