Gérer efficacement les membres
Le temps des fichiers d'adresses multiples est révolu, avec GestiClub les listes sont mises à jour par les personnes disposant d'une autorisation en un seul lieu.
Toutes les données de votre club sont ainsi toujours à jour!
Dés lors que vous disposez d'une connexion internet, vous pouvez consulter vos données de club ou que vous soyez. Au bureau, à la maison ou dans le train.
Avec GestiClub, chaque membre de votre association à un accès à son espace membre. Il peut ainsi modifier ses données personnelles pour que vos données soient toujours à jour.
La répartition de vos membres se fait sur deux niveaux; les catégories de membres telles que actifs ou passifs et les groupes ou équipes.
Quelque soit votre méthode, GestiClub vous permet de créer autant de catégories, groupes ou équipes auxquelles vous attribuerez vos membres.
Votre équipe dirigeante est certainement composée de plusieurs personnes assumant chacune des rôles et fonctions différentes.
GestiClub vous permet d'attribuer des rôles et autorisation selon la fonction de vos collaborateurs.
Un membre aura accès à son profil personnelle, alors que le caissier aura l'autorisation d'utiliser les modules de finances.
Grâce à l'organisation de GestiClub, rechercher les membres d'un groupe ou d'une catégorie de membre ou encore d'après le prénom ou le nom.
Effectuer des recherches simplement en quelques clics!
Exportez une sélection de membres vers Excel ou exporter tous vos membres en sélectionnant les colonnes dont vous avez besoins.
Avec GestiClub c'est simple et visuel, en quelques clics vous exportez vos membres vers Excel.
Lors de l'enregistrement d'une démission, GestiClub vérifie automatiquement que toutes les factures ont été payées, si tel n'est pas le cas, le membre et le comptable reçoivent un relevé de compte.
Un membre supprimer est transféré dans les le groupe anciens membres.
La suppression définitive n'est possible qu'une fois toutes les factures payées.
Envoyer des e-mails
Avec GestiClub envoyer des e-mail a vos membres sans encombrer vos contact personnels et sans jamais oublier personne.
Envoyer des messages est simple, intuitif et efficace.
Chaque membre dispose jusqu'à 3 adresses mail.
Cela permet, si le membre le souhaite, d'envoyer des informations au papa, la maman et le membre.
Toute la famille est alors informée en un seul envois!
La sélection des destinataires se fait en un clic, vous choisissez le groupe, le type de membre ou encore une liste personnelle de diffusion et tous les membres des groupes sélectionnés recevront votre message.
Avec GestiClub gestion des e-mails vous pouvez joindre des fichiers à vos messages, lettres d'information, journal du club ou l'horaire des entraînements.
Un simple clic sur le trombone et vous sélectionnez la pièce jointe désirée, elle est automatiquement ajoutée dans le corps du message.
Avec GestiClub vous pouvez formater votre message comme vous le souhaitez grâce à un éditeur évoluer et très intuitif.
Avec GestiClub chaque membre du comité ayant les autorisations pour envoyer des messages aux membres peut créer ses propres liste de distribution.
En 2 clic, vous créer une liste y ajouter des membres et envoyez votre message aux bonnes personnes.
Les listes de distribution personnelles ne s'utilisent pas seulement dans les messages, mais aussi dans la facturation de votre club.
Rendez-vous et présences
Avec l’agenda de GestiClub, tous vos événements de club sont gérés au même endroit et accessible de tous en tout temps et de partout.
Centraliser les rendez-vous et événements de votre club, vous permet d'accéder à toutes les modifications en temps réel.
Cela vous permet aussi d'éviter les conflits d'horaire, car sur GestiClub vous avez une vue d'ensemble de tous les rendez-vous de votre club.
Déterminez vous-même de quelle manière vous voulez représenter un événement. Si ils sont importants pour vous, vous pouvez les indiquer en rouge ou tout autre couleur.
Mais si c'est encore plus important pour vous que tous les entraînements soient de la même couleur, choisissez alors le type de rendez-vous souhaité.
Vous pouvez bien-entendu modifier et ajouter des types de rendez-vous selon vos propres besoins.
Lorsque vos semaines sont bien remplies avec les entraînements, les réunions, les matches etc... il devient très rapidement difficile d'avoir un bon aperçu des rendez-vous. Vous avez donc la possibilité de filtrer vos événements selon les divers types que vous avez ajouté ou modifié.
Entrer toutes les dates des entraînements d'un groupe ou une équipe peut vite prendre du temps, imaginez un entraînement qui a lieu tous les lundi ou une réunion mensuelle...
Avec GestiClub, créez et gérez des événements périodiques comme s'ils n'étaient qu'un seul rendez-vous. Et même si certains rendez-vous n'ont pas eu lieu.
Vous pouvez bien-sûr afficher un aperçu quotidien du calendrier du club ou déterminer que vous voulez voir tous les événements d'une semaine ou d'un mois entier. Ou êtes-vous intéressé seulement par les événements imminents ? Une représentation ou une autre est plus appropriée selon la tâche à accomplir. C'est vous qui décidez !
Chaque membre peut accéder à ses rendez-vous ou présences directement dans son profil personnel et imprimer l'agenda hebdomadaire.
Facturation
Le module de facturation intégré à GestiClub vous permet de gagner beaucoup de temps dans la gestion financière de votre club ou association.
Avec GestiClub, l'envoi des factures de cotisations se fait en un clic et ne prend pas plus d'une minute.
Grâce aux informations de facturation incluses dans le profil des membres, GestiClub envois automatiquement les cotisations en tenant compte:
- de la date de début des envois
- de la fréquence d'envoi (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel)
- des éventuels frais d'inscription
- des éventuels frais liés à l'envois de facture papier
- des éventuelles notes de crédit
Lors de l'envois, le comptable reçoit une liste de contrôle des factures envoyées.
Dans le cas où des membres souhaitent recevoir leur facture par la poste, le comptable peut imprimer toutes les factures à envoyer depuis GestiClub.
Avec GestiCLub, vous n'avez besoin que de très peu de temps pour créer des factures de vente d'articles ou prestations diverses grâce à l'accès immédiat aux détails de contact et aux éléments de facture couramment utilisés.
Ces factures peuvent être envoyées:
- individuellement
- par groupes, équipes ou sections
- par liste personnalisées
Le principe de sélection est le même que pour l'envois d'e-mails
La création d'une note de crédit est très simple, il suffit de mettre un montant négatif sur une facture pour que celle-ci soit automatiquement reconnue par GestiClub comme note de crédit.
Avec GestiClub vous ne vous préoccupez plus des notes de crédit, elles sont automatiquement déduites lors de l'émission d'une prochaine facture.
Avec GestiClub vous envoyez automatiquement les rappels à tous les membres qui sont en retard de paiement et qui 'ont pas d'arrangement de paiement, dans ce cas le membre reçoit un simple relevé de compte pour l'informé de sa situation.
GestiClub gère automatiquement le degré de rappel en fonction de vos paramètres de rappel.
Pour chaque facture, GestiClub vous propose différentes option comme:
- la saisie des paiements
- le renvois de la facture par poste ou par mail
- l'impression de la facture
- l'envois d'un rappel par la poste ou par mail
Même dans un environnement automatisé, il est parfois nécessaire d'envoyer des éléments à un seul membre, GestiClub vous en donne la possibilité.
Vous pouvez saisir les encaissements manuellement ou simplement importer les données BVR de la Banque qui sont disponibles.
Bien sûr, GestiClub prend également en charge le traitement efficace de paiements partiels.
Comptabilité
Le module de comptabilité intégré à GestiClub vous offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour votre comptabilité de club. Plans comptable, extrait de comptes, bilan et compte de résultat, contrôle du budget, etc.
Le module de comptabilité fonctionne en interaction avec le module de facturation et crée en un clique des écritures pour les factures et les encaissements. La synchronisation entre les factures et la comptabilité est un gain de temps énorme et élimine de nombreuses sources d'erreur.
Comme toujours dans GestiClub, le module de comptabilité est également très clairement structuré de telle sorte que les collaborateurs bénévoles qui ne sont pas parfaitement familiers avec la comptabilité s'y retrouvent immédiatement.
Quelque soit le type d'écriture (simple ou multiple) il est très facile de les crées avec GestiClub avec une aide visuelle des comptes à utiliser.
Interface intuitive et sécurité
Interface simple et intuitive
GestiClub est conçu de manière simple, claire et intuitif qu'aucune connaissance en informatique n'est requise pour l'utiliser.
L'interface utilisateur de GestiClub reste très simple et intuitive. Composé de plusieurs modules; Gestion des membres, comptabilité, e-mail etc... GestiClub reste très simple tout en offrant des fonctions très professionnelles.
Il est très difficile de créer une application qui réponde avec précision aux besoins de tous, c'est pourquoi GestiClub s'adapte à votre discipline sportive ou associative.
Décidez vous-même quels groupes, équipes ou type de membres supplémentaires vous avez besoin au sein du club. Chaque club est unique, GestiClub en tient compte.
GestiClub est une application en ligne de gestion de club, elle ne nécessite donc aucune installation pour fonctionner, une ligne internet suffit pour travailler.
De plus GestiClub s'adapte à tous vos écrans, du téléphone mobile à l'ordinateur de bureau en passant par la tablette, Gesticlub adapte sa taille en fonction.
Pour vous simplifier encore plus la vie, nous nous engageons à pré-installer l'application, la paramétrer et y insérer toutes vos données de club. Vous gagnez du temps précieux et lorsque vous recevez vos codes d'activation, vous n'avez plus qu'à travailler.
Nous sommes toujours là pour vous guider, vous conseiller et vous apporter les réponses dont vous avez besoins pour gagner du temps.
Sécurité
Vos données sont protégées contre les intrusions malveillantes. Notre hébergeur garantit la sécurité des données grâce à des pare-feu, une surveillance accrue des installations, la mise en place de certificat SSL et le cryptage des données lors des transferts de flux entre votre ordinateur et les serveurs de GestiClub.
Les données de votre club sont sauvegardée régulièrement sur des machines différentes afin de garantir la récupération des données en toute circonstances.
Les bases de données sont quant à elles sauvegardée tous les jours avec une possibilité de récupérer les données jusqu'à 7 jours.
Avec GestiClub, vos mot de passe sont 100% sécurisés et secret aux yeux de quiconque, grâce à un cryptage hautement sécurisé, il n'y a aucun moyen de voler votre mot de passe.
Il faut cependant garder à l'esprit que les mots de passe sont privés et ne doivent être transmis à personne.
GestiClub vous permet de donner de nombreux droits aux membres du comité, des commissions ou des membres du club. Chaque personne ne verra que les fonctions qu'il est en droit d'utiliser.
Par exemple une personne pourra juste saisir les paiements alors qu'une autre ne pourra qu'envoyer des factures. Vous décider librement des droits que vous attribué.
Même si cela semble peu probable, si un jour vous décidiez de supprimer votre compte, vous pourrez le faire en un clic.
Nous vous laisserons le temps de transférer vos données avant de supprimer définitivement votre abonnement.