Comparaison entre la gestion manuelle d'un club et l'utilisation d'un logiciel dédié
Gestion des membres
Gestion manuelle (Excel) :
- Une liste mise à jour par une seule personne
- Pas de mise à jour commune pour tous les membres du comité
- Les modifications ne sont pas toujours à jour chez tous les membres du comité
- Pas d’accès à la base de données à jour pour tous
- Transmission difficile vers un remplaçant après démission
Gestion avec GestiClub :
- Mise à jour en temps réel et accessible par tous les membres du comité
- Accès sécurisé à la base de données pour les membres autorisés
- Facilité de transfert des responsabilités en cas de démission
Communication
Gestion manuelle (logiciel de messagerie) :
- Trop de contacts impersonnels dans le répertoire personnel
- Liste pas toujours à jour
- Oubli de certains contacts lors de communications importantes
Gestion avec GestiClub :
- Gestion centralisée des contacts et des groupes de diffusion
- Mise à jour automatique des listes de contacts
- Moins de risque d’oublier des contacts lors des communications
Facturation
Gestion manuelle (Word ou Excel) :
- Processus de facturation long et fastidieux
- Recherche des membres dans la base de données nécessaire
- Risque d’oublier des membres à facturer
- Difficulté à suivre les différents types de cotisations
- Données pas toujours à jour
- Suivi des encaissements et débiteurs difficile et long
Gestion avec GestiClub :
- Automatisation du processus de facturation
- Facilité de suivi des cotisations et des encaissements
- Moins de risque d’oublier des membres lors de la facturation
- Mise à jour des données en temps réel
Comptabilité
Gestion manuelle (Excel) :
- Toutes les données ne sont pas forcément à jour
- Perte de données de facturation et d’encaissements possible
- Recherches longues et fastidieuses pour consolider les données
- Tâches de comptabilité longues et fastidieuses
Gestion avec GestiClub :
- Intégration directe des données de facturation et d’encaissements
- Mise à jour en temps réel des informations comptables
- Simplification des tâches de comptabilité
La gestion manuelle d’un club peut s’avérer complexe et chronophage, notamment en ce qui concerne la gestion des membres, la communication, la facturation et la comptabilité. L’utilisation d’un logiciel dédié comme GestiClub permet d’automatiser et de simplifier de nombreuses tâches, ce qui se traduit par un gain de temps et une meilleure organisation pour les responsables de club.